Nowe przepisy CSRD – co musi wiedzieć właściciel firmy w 2025

Kogo dokładnie obejmą nowe progi raportowania?

Nowe prawo nie dotyczy wszystkich naraz, ale grupa firm objętych obowiązkiem szybko rośnie. W 2025 roku pod lupę trafią przedsiębiorstwa, które spełniają dwa z trzech kryteriów: zatrudnienie powyżej 247 pracowników, suma bilansowa przekraczająca 108 milionów złotych lub przychody netto powyżej 214 milionów złotych. To nie są już tylko teoretyczne rozważania dla największych korporacji z warszawskiej giełdy. W Dittelco widzimy, że coraz więcej średnich zakładów produkcyjnych z okolic Grójca czy Piaseczna dostaje zapytania o dane ESG od swoich zachodnich kontrahentów. Jeśli Twoja firma dostarcza komponenty do dużych marek w Niemczech lub Francji, oni poproszą Cię o te liczby, nawet jeśli formalnie nie musisz jeszcze składać raportu do polskiego urzędu.

Wielu właścicieli firm, z którymi rozmawiamy, myśli, że ma jeszcze czas. To błąd, który może kosztować sporo nerwów w marcu przyszłego roku. Dyrektywa CSRD wymaga zbierania danych za cały rok obrotowy. Jeśli zaczniesz o tym myśleć w grudniu 2025, nie odtworzysz zużycia energii z faktur z lutego czy marca z taką dokładnością, jakiej wymaga audytor. W naszej praktyce widzieliśmy już sytuacje, gdzie brak jednego certyfikatu za wywóz odpadów z 14 maja blokował cały proces certyfikacji na koniec roku. Zamykamy obieg w 4 krokach, a pierwszym z nich jest zawsze uczciwe policzenie, gdzie firma stoi dzisiaj, bez kolorowania rzeczywistości.

Jeśli Twoja firma dostarcza komponenty do dużych marek, poproszą Cię o dane ESG wcześniej niż myślisz.

Ślad węglowy w Zakresie 1, 2 i 3 – co to znaczy dla praktyka?

Większość raportów rozbija się o tak zwane zakresy emisji. Zakres 1 to Twoje kominy i rury wydechowe. Jeśli masz 12 aut dostawczych i dwa piece gazowe w hali, policzenie tego zajmuje nam zwykle około 3.2 godziny, o ile masz pod ręką faktury za paliwo i gaz. Zakres 2 to prąd, który kupujesz od zakładu energetycznego. Tutaj sprawa jest prosta – bierzemy licznik i mnożymy przez wskaźnik emisji Twojego dostawcy. Problem zaczyna się w Zakresie 3, czyli u Twoich dostawców i klientów. To tutaj kryje się zazwyczaj 83% całkowitego wpływu firmy na środowisko. CSRD wymaga, abyś zaczął pytać swoich dostawców o ich emisje. To nie jest złośliwość urzędników, ale próba pokazania pełnego obrazu gospodarki.

Dla typowej firmy produkcyjnej zbieranie danych z Zakresu 3 to największe wyzwanie logistyczne. Musisz wiedzieć, jak dojechał do Ciebie surowiec, czy przewoźnik używał starych ciężarówek, czy może transportu kolejowego. W Dittelco stosujemy zasadę: zrozumiałe dane dla zarządu. Nie zasypujemy Cię tabelami, których nikt nie rozumie. Przygotowujemy zestawienie, z którego jasno wynika: jeśli zmienisz dostawcę opakowań na kogoś, kto jest 47 kilometrów bliżej, Twój ślad węglowy spadnie o konkretną wartość. Takie podejście pozwala nie tylko spełnić wymogi prawa, ale też realnie obniżyć koszty transportu i logistyki w skali całego kwartału.

Jak przygotować się do audytu niefinansowego?

Raportowanie CSRD to nie jest zwykłe pisanie wypracowania o tym, że firma dba o ekologię. Każda liczba w raporcie musi mieć pokrycie w dokumentach. Audytor sprawdzi Twoje faktury za prąd z ostatnich 12 miesięcy, certyfikaty pochodzenia drewna czy oświadczenia o segregacji odpadów. W 2024 roku widzieliśmy 14 przypadków, w których firmy musiały poprawiać swoje sprawozdania, bo dane były zbierane 'na oko'. U nas raport gotowy w 14 dni to standard, ale tylko pod warunkiem, że system zbierania danych wewnątrz Twojej firmy działa sprawnie. Wdrażamy proste arkusze, które wypełniają kierownicy produkcji raz w miesiącu, co zajmuje im nie więcej niż 18 minut.

Ważnym elementem audytu jest tak zwana podwójna istotność. Musisz opisać nie tylko to, jak firma wpływa na planetę, ale też jak zmiany klimatu mogą wpłynąć na Twoje zyski. Jeśli Twoja hala stoi na terenie, gdzie co 3 lata zdarzają się podtopienia, musisz to uwzględnić w analizie ryzyka. Banki, przyznając kredyt obrotowy, coraz częściej patrzą na te analizy. W zeszłym roku jeden z naszych klientów, mała drukarnia, otrzymał o 0.4% lepsze warunki kredytowania tylko dlatego, że miał czarno na białym rozpisany plan redukcji emisji na lata 2025-2027. To są realne pieniądze, które zostają w kieszeni właściciela.

Audytor sprawdzi faktury za prąd i certyfikaty odpadów. Dane 'na oko' już nie przejdą.

Terminy, których nie wolno przegapić w 2025 roku

Jeśli Twoja firma podlega pod nowe przepisy, pierwszy pełny raport według standardów ESRS będziesz składać w 2026 roku, ale dane musisz zbierać już od 1 stycznia 2025. Oznacza to, że system monitorowania zużycia mediów i obiegu surowców powinien działać już teraz. Najczęstszym błędem jest czekanie do końca roku finansowego. Wtedy okazuje się, że 23% danych jest niekompletnych, a podwykonawcy dawno zapomnieli, jakimi autami realizowali Twoje zlecenia w lutym. Zalecamy zrobienie tzw. audytu zerowego przed końcem pierwszego kwartału 2025. Pozwala to wyłapać luki w dokumentacji, zanim staną się problemem dla biegłego rewidenta.

W Dittelco nie wierzymy w magiczne rozwiązania, które zrobią raport za Ciebie za naciśnięciem jednego przycisku. To jest rzetelna praca nad danymi. Nasz zespół, składający się z 6 specjalistów w warszawskim biurze, pomaga przejść przez ten proces bez paraliżowania pracy firmy. Raportujemy postępy co dwa tygodnie, abyś miał pewność, że wszystko idzie zgodnie z planem. Pamiętaj, że od 2025 roku raporty niefinansowe będą publikowane w formacie cyfrowym (XHTML), co ułatwi porównywanie Twojej firmy z konkurencją. Warto zadbać, aby Twoje liczby wyglądały profesjonalnie i wiarygodnie na tle innych graczy z branży.

Podsumowanie – 3 kroki do wykonania w tym miesiącu

Zacznij od sprawdzenia swoich średnich wyników za ostatnie dwa lata. Jeśli Twoje przychody oscylują wokół 100 milionów złotych, jesteś na granicy obowiązku. Drugim krokiem jest wyznaczenie jednej osoby w firmie, która będzie odpowiedzialna za kontakt z audytorem i zbieranie danych z poszczególnych działów. Nie musi to być nowa rola, często wystarczy przeszkolenie kogoś z księgowości lub logistyki. Trzeci krok to kontakt z kimś, kto te dane zweryfikuje. Możesz wysłać do nas zapytanie o wstępną wycenę audytu – odpowiadamy zwykle w ciągu 5 godzin w dni robocze. Liczymy fakty, nie obietnice, więc dostaniesz od nas konkretną listę brakujących dokumentów.

Przepisy CSRD to nie tylko nowy obowiązek, ale szansa na uporządkowanie procesów w firmie. Często podczas liczenia śladu węglowego okazuje się, że jedna maszyna na hali zużywa o 31% więcej energii niż powinna, bo nikt nie zauważył wycieku sprężonego powietrza. Takie odkrycia pozwalają na oszczędności, które wielokrotnie przewyższają koszt przygotowania samego raportu. Zapraszamy do biura przy ul. Towarowej 28, gdzie przy kawie możemy omówić, jak Twoja firma może przejść przez zmiany w 2025 roku bez zbędnego stresu i lania wody.